كيف اكتب محضر اجتماع السؤال الذي شغل محركات البحث في الفترة الأخيرة، سنقدم لكم إجابة مفصلة من خلال مقالتنا اليوم، فهي من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها الموظف ذو الكفاءة العالية، حيث لا توجد وظيفة خالية من التعيين. . الاجتماعات المنتظمة التي تتطلب تدوين أهم النقاط التي تمت مناقشتها في الاجتماع، وبالتالي فإن محضر الاجتماع هو مرجع مهم في جميع الأعمال التي لا غنى عنها، ومن خلال الأسطر التالية على موقع القمة يمكنك التعرف على كيفية كتابتها والأشياء . للنظر في ذلك الوقت.
كيف أكتب محضر الاجتماع
قبل البدء في شرح كيفية كتابة محضر الاجتماع، يجدر الإشارة إلى الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابتها، محضر الاجتماع هو المستند الذي يتم فيه تسجيل أعمال الاجتماع. جلسة أو الاجتماع وأهم الأشياء التي يتم مناقشتها في الاجتماع يتم تدوينها، ومن الجدير بالذكر أن محضر الاجتماع يحتوي على عدة صور، ويمكن أن يتم ذلك عن طريق الكتابة الفورية أثناء الاجتماع أو عن طريق التسجيل الصوتي لما تمت مناقشته في الاجتماع.الاجتماع ثم نسخه. في الكتابة بالاستماع إلى التسجيل لاحقًا. من خلال الأسطر التالية، ستتمكن من معرفة الجوانب التي يجب مراعاتها عند كتابة المحضر وكيفية كتابته.
أشياء يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة محضر الاجتماع
هناك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند صياغة محضر الاجتماع لضمان تحقيق هدف الصياغة المطلوب، وهي
- اجلس بالقرب من مدير الاجتماع.
- اكتب المقترحات وأسماء مؤيديها.
- اكتب النقاط الرئيسية التي ستتم مناقشتها بترتيب المناقشة.
- ركز على كتابة محضر الاجتماع بصيغة الماضي.
- تجنب كتابة آراء شخصية أثناء تدوين نقاط اللقاء.
- إذا كانت هناك نقطة غير واضحة بما فيه الكفاية، فلا تتردد في مقاطعة المتحدث، ولكن برفق دون إحراجهم.
- بمجرد اكتمال المحاضر، تتم تها لتصحيح الأخطاء الإملائية والتنسيق.
- حفظ محضر الاجتماع في المكان المخصص له بترتيب الأقدمية.
ما هو الغرض من محضر الاجتماع
تتم صياغة محضر الاجتماع لتحقيق عدة أهداف من أبرزها ما يلي
- تلخيص مسار الاجتماع وتوضيح الغرض منه.
- سجل النتائج التي تم الحصول عليها نتيجة عقد الاجتماع.
- محضر الاجتماع هو أداة توثيق يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
- إمكانية استخدامه في الاجتماع الجديد في حال كان الاجتماع التالي مبنيًا على الاجتماع المسجل مسبقًا.
- وأهميته تماثل أهمية عقد الاجتماع من الأثاث، حيث أنه توثيق لما تمت مناقشته خلال الاجتماع.
كيف تكتب محضر الاجتماع
- هناك بعض الخطوات التي يجب اتباعها لضمان كتابة محاضر الاجتماعات المهنية وهذه الخطوات هي
- استعد للاجتماع من خلال تجهيز الأدوات وهي القلم والمفكرة لكتابة المحضر.
- اكتب تاريخ ويوم الاجتماع في الوقت والشهر والسنة والساعة والدقيقة.
- سجل أسماء جميع المشاركين في الاجتماع إذا كانوا قليلين في حالة الاجتماعات الكبيرة، يمكنك توزيع ورقة تحتوي على جدول لأخذ المعلومات من الحاضرين، حيث يكتبون المعلومات.
- قدم الموضوعات التي ستتم مناقشتها وطرحها في الاجتماع بهدف فتح مساحة لتعديلها أو التخلص منها.
- قم بإعداد محضر الاجتماع الكتابي الأخير لتتم قراءته قبل بدء الاجتماع لاسترجاع آخر التطورات التي تمت ملاحظتها، ويفضل توزيع نسخ من المحضر على الحاضرين.
- ركز على كتابة الملاحظات المهمة فقط، أي كتابة ملخص مفيد لما تمت مناقشته في الاجتماع.
- إرفاق جميع التقارير التي يتم تقديمها في الاجتماع بمحضر الاجتماع.
- اكتب المهام التي يتعين القيام بها، مع أسماء أولئك المكلفين بتنفيذ كل مهمة.
- اكتب الآلية التي تم من خلالها اتخاذ القرار. في حالة تصويت الحضور عند وجود خلاف حول قضية ما، يتم تدوين الآلية التي تم من خلالها اتخاذ القرار إلى جانب كتابة القرار النهائي وعدد المؤيدين وأسمائهم، و عدد المعارضين وأسمائهم.
- اكتب تاريخ انتهاء الاجتماع واملأ أي بيانات مفقودة، ويجب أن يتم ذلك فورًا بعد الاجتماع لضمان عدم نسيان النقاط المهمة.
- تأكد من حصولك على جميع المستندات الضرورية مثل أوراق الوقت والتقارير والملاحظات والمستندات الأخرى.
