اليوم عزيزي القارئ نقدم لكم موضوع عن كيفية كتابة التقرير. تتطلب كتابة التقارير مهارة للتحضير، سواء لمدير أعمال أو لقائد فريق. تعد القدرة على كتابة التقارير من أهم المهارات في الاتصال الكتابي. المهارات، سواء لطالب أو صحفي أو مدرس أو سياسي.
تتطلب كتابة التقرير دقة لغوية وقدرة على تلخيص المعلومات بشكل لا يتعارض مع كيانها، لذلك يشترط أن يتم ذلك دون الإخلال بالإيجاز أو ملل التكرار.
وتتضمن التقارير نتائج ما سبق والخطط المتبعة لما هو آت، كما تتضمن الإنجازات، وتذكر الإيجابيات والسلبيات، والملاحظات والاحتياطات.
لإعداد التقارير، هناك بعض الخطوات التي يجب مراعاتها بحيث تكون في أكمل شكل وتتوافق مع الشروط المتعلقة بجودة اللغة، وخالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، والتنسيق، ومراعاة علامات الترقيم والتعريف من الفقرات.
كيف أكتب تقريرا
في المقام الأول لكتابة التقارير من الضروري معرفة معلومات عن التقرير الموجه إليه، إذا كان هو هيئة رسمية أو جهة دراسة، هل هو تقرير دوري أو عاجل، يتم تقديم التقرير إلى مدير العمل في الفريق. الشركة وتعمل تحت إمرتي، أو هي عبارة عن تقرير يحتوي على بيانات ومعلومات.
كما يجب الحرص على تنسيق المعلومات وتوثيقها إذا كانت تقريرًا علميًا، وإليك كيفية كتابة التقرير بالتفصيل.
ميزات كتابة التقرير
للتقرير بعض الخصائص التي يجب مراعاتها عند كتابته والتي سنذكرها أدناه
- ركز على المعلومات المهمة.
- يجب أن يكون التقرير خاليًا من العبارات أو العبارات الغامضة التي لها أكثر من معنى.
- الدقة وعدم التضليل في إبلاغ البيانات.
- اكتب بكلمات واضحة حتى لا تربك القارئ ولا تستخدم كلمات غريبة أو تراكيب صعبة، بحيث تكون اللغة مبسطة ومفهومة.
- أذكر المعلومات المطلوبة مباشرة حتى لا يمل القارئ ويضيع وقته.
شكل التقرير
يجب أن يحتوي التقرير على شكل محدد يتكون من المقدمة والمحتوى والخاتمة والدعم. يهدف الدعم إلى ذكر الأدلة أو أو الاستشهادات التي يتم من خلالها تنفيذ التوثيق. يتم شرح نموذج التقرير بالتفصيل أدناه
- تنسيق التقرير يرجى ملاحظة التعليمات الخاصة بنموذج التقرير الخاص بالجهة التي سيتم إرسال التقرير إليها ولكل وكالة أو نظام نموذج خاص بها.
- المقدمة يجب أن تكون المقدمة تحضيرًا للموضوع الذي كتب من أجله التقرير، مع مراعاة عدم تكرار الكلمات فيه، وأن تكون جذابة لتشجيع القارئ على مواصلة القراءة.
- صياغة الفقرات الرئيسية يجب تنظيم التقرير على شكل فقرات، ويجب أن تكون كل فقرة كاملة ومدعومة بالأدلة والاستشهادات.
- التوحيد يجب أن يكون التقرير بأكمله مدعومًا بالأدلة، سواء كانت محددة يمكن أن تستفيد من الاطلاع على الموضوع الرئيسي، أو المستندات والوثائق المصاحبة.
- الخلاصة في الختام يمكن للكاتب أن يعرض وجهة نظره الشخصية وملخصاً للتقرير أو خطته التالية، أو يسلط الضوء على النتائج النهائية.
أنواع التقارير
التقارير الرسمية وتشمل تحقيقات ميدانية أو أطروحات علمية، ولها عدة خصائص وهي –
- يحتوي مبدئيًا على ملخص أو رسالة مستهدفة تحتوي على وصف عام للمحتويات
- صفحة عنوان الكتاب.
- ملخص تنفيذي.
- مقدمة.
- محتوى التقرير.
- خاتمة.
- جدول المصدر.
- الملحقات (صور – وثائق).
التقارير الدورية تقابل رؤساء الأقسام وتعرض على مديري أو مالكي المؤسسات، ويجب أن تتميز بالآتي
- كن موجز.
- لها شكلها الخاص لملء الحقول.
- كن محددًا في إطار زمني وجدول أعمال محددين.
- يحتوي على الإنجازات السابقة والخطط المستقبلية.
تقارير التفتيش خاصة بالصيانة في المؤسسات والشركات وللفحص على المباني والعقارات يجب مراعاة ما يلي –
- ملخص تنفيذي.
- اذكر التفاصيل.
- اقتراحات
- صورة.
التقارير المؤقتة – تتميز هذه التقارير بإيجاز ويرسلها مديرو الأقسام إلى صاحب العمل وتحتوي على ما يلي
- اشرح حالة الوظيفة من خلال ذكر الإنجازات خلال فترة معينة.
- اذكر تقييمات الموظفين.
- تاريخ الاستحقاق التالي للتقرير.
- أذكر الإضافات التي تمت من خلال تعليمات التقرير السابق.
