كيفية كتابة نموذج تقرير إداري صحيح، تسعى الشركات والمؤسسات الإدارية دائمًا إلى التقييم وة الدورية للخطوات التنفيذية والإدارية التي تتخذها المؤسسة نحو تحسين أوضاعها ونموها المؤسسي، نظرًا لأهمية هذا التقييم في تحديد كل واحدة من نقاط القوة التي تعتمد عليها هذه المؤسسة في تطورها، بالإضافة إلى إيجاد النقاط السلبية والعقبات التي قد تمنعها من تحقيق الأهداف التي تسعى إليها.
لذلك تعمل جميع المؤسسات والأنظمة الرئيسية سواء كانت حكومية أو غير حكومية على تقييم أوضاعها وظروف موظفيها من وقت لآخر بشكل منتظم حتى تتمكن من منع حدوث أي مشاكل أو أزمات والعمل على تحسين الظروف والوصول إلى الأفضل.
التقرير الإداري هو الأداة الفعالة التي يمكن للمؤسسة من خلالها تنفيذ هذه العملية لأنه من الأهمية بمكان تقديم نظرة عامة حقيقية وواضحة على مختلف القضايا المتعلقة بالشركة والعاملين فيها.
نقدم مقالاً يلخص مفهوم التقرير الإداري بشكل مبسط، بالإضافة إلى أهدافه والأجزاء الرئيسية التي يتكون منها نموذج التقرير الإداري
مفهوم تقرير الإدارة
تعني التقارير الإدارية أنها إحدى وسائل الاتصال الخاصة بالمؤسسات، وهي أداة فعالة في تقديم العديد من الخدمات الإدارية للمؤسسات، حيث تساعد على إيصال ملخص دقيق وصورة واضحة لطبيعة الداخلية. بيئة المؤسسة.
يُعرّف التقرير الإداري بأنه وثيقة مكتوبة دقيقة تتضمن مجموعة من الحقائق المتعلقة بموضوع أو موقف معين، ويحتوي التقرير على تحليلات وتفسيرات واقعية وواقعية ومنطقية لهذه الحقائق، بالإضافة إلى مجموعة من الاقتراحات والتعليمات . حول كيفية تحسين الوضع القائم للمؤسسة بناءً على نتائج تحليل هذه المواقف.
أهداف تقرير الإدارة
يتم كتابة التقرير الإداري وتحريره بهدف تحقيق مجموعة من الأهداف الاتصالية للمؤسسة، ومن أهمها
- يساهم التقرير الإداري في تحقيق القيادة الرشيدة للمؤسسة من خلال الرجوع إلى المعلومات التي توضح وضعها المالي والإداري والفني، مما يساعدها على اتخاذ القرارات الصحيحة الهادفة إلى تحسين أوضاعها.
- يساعد التقرير الإداري على تعزيز وتقوية التفاعل والتواصل الداخلي بين إدارات المنشأة ووحداتها الداخلية، كما يعمل على تقوية الروابط بين المؤسسة والمؤسسات الخارجية المرتبطة بها في الأنشطة والمشاريع.
- يعتبر التقرير الإداري وسيلة فعالة لتوثيق وتسجيل الأحداث والظروف والحقائق المتعلقة بالمؤسسة وظروفها الحالية، كما يمثل سجلاً خاصاً للإدارات الإدارية والتنفيذية بالمؤسسة.
- يساهم التقرير الإداري في تحليل وتشخيص أوضاع المؤسسة للوصول إلى سبل تطويرها وتحقيق إنجازاتها ونقاط قوتها، وإيجاد نقاط الضعف التي تحول دون تطورها السريع والقوي.
قالب تقرير الإدارة
يتضمن التقرير الإداري بشكل أساسي عددًا من مكوناته الرئيسية وهي
-
ملخص تنفيذي
هي الصفحة الأولى من التقرير، وهي عبارة عن بيان قصير مكتوب في البداية لتوضيح طبيعة التقرير وإبراز الأفكار المكونة له والمحتوى الداخلي.
-
مقدمة التقرير
هي البداية والجزء الأول من التقرير الإداري ويحتوي على تعريف موجز للفكرة الرئيسية للتقرير وعرض أهداف هذا التقرير ومقدمة بسيطة للدخول إلى موضوعه من خلال إيجاد بعض الروابط التي تساعد القراء فهم موضوع التقرير.
-
تقرير الهيئة
هو المحتوى الأساسي لتقرير الإدارة، والذي يتضمن مجموعة من التفسيرات والحقائق في تسلسل وترتيب معين من بداية التقرير إلى نهايته، ويتم وضعه في شكل سلسلة من العناوين الرئيسية والعناوين الفرعية. التسليم الجيد وفهم المعلومات.
-
تقرير الختام
يقصد به نهاية التقرير الإداري، وهناك عدة قواعد يجب مراعاتها عند إعداده، وهي
- تأكد من أن تكون قصيرًا ومختصرًا في المحتوى دون المساس بمعنى إبطاء المحادثة أو إطالتها.
- استخدم مصطلحات واضحة ودقيقة وتجنب الباطل والغموض.
- استخدم كلمات إيجابية وتجنب تكرار الكلمات دون إضافة كلمات جديدة.
-
المكملات
وهي معلومات إضافية مرفقة بالتقرير تتضمن بعض الصور والتوصيات بالإضافة إلى التعليمات والاستنتاجات لتحليل وضع المؤسسة.
