إذا كنت ترغب في تحقيق تواصل فعال مع الجهات الرسمية من خلال تقديم طلب أو شكوى عمالية، أو ترغب في التواصل بشكل فعال وبتكلفة منخفضة وجهد مع موظفيك أو رؤسائك أو الأطراف المهتمة في الفضاء الرسمي للهيئات والمؤسسات، يجب أن تتعلم كيف لإنشاء رسالة إدارية جيدة تستوفي جميع الشروط التي يجب استيفاؤها لتحقيق الغرض المقصود، في هذا المقال، نتعرف على كيفية كتابة خطاب إداري ناجح. تعرف على الفرق بين أنواع الرسائل الإدارية المختلفة والشروط التي يجب توافرها في جميع أنواع الرسائل الإدارية.
كيفية كتابة خطاب الإدارة
تتكون الرسالة الإدارية ككل من عدة مكونات ثابتة لها أغراض متعددة للاستخدام اعتمادًا على أنواعها المختلفة، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل واسم المستلم، والتحية بينها هي جوهر الرسالة. إليك كيفية كتابة رسالة إدارية
- ضع تاريخ اليوم أولاً.
- بعد ذلك، يتم وضع اسم المستلم، سواء كان شخصًا مثل المدير العام أو مدير الصيانة أو القسم الذي يتعامل مع الصيانة.
- ويلي ذلك التحية المناسبة.
- ثم يتم العثور على لب الموضوع، ويتم عرض المشكلة وتأثيراتها ونتائجها في المؤسسة بشرح طريقة علمية دقيقة.
- ثم يناقش الموضوع أهمية الطلب سواء للعمل أو لحل مشكلة أو أهمية الصيانة أو المعدات أو الآلات التي يجب صيانتها والتعديلات المقترحة والتوصيات لمعالجة هذا الأمر.
- في نهاية الطلب، يتم شكر مقدم الطلب، متبوعًا بالاسم والوظيفة ورقم الهاتف ورقم الهوية والتوقيع القانوني.
- مع العلم أن الطلب مقدم إلى السلطة المختصة، ولا يتم لوم المتلقي أبدًا بشكل صحيح، وعلى الرغم من عدم حل المشكلة، يتم رفع الأمر إلى مرتبة أعلى.
ما هي الرسالة الإدارية
- الرسالة الإدارية هي الشكل الرسمي للمراسلات والاتصال داخل المؤسسات والمنظمات وهو ما يسمى بالرسالة الإدارية.
- وهذا ما يحدث بين الموظفين وزملائهم أو رؤسائهم في حدود نفس المؤسسة أو المنظمة، وللرسالة الإدارية أشكال واستعمالات ونماذج مختلفة.
شروط كتابة خطاب إدارة فعال
- نظرًا لأنه شكل رسمي من أشكال الاتصال، يجب أن يكون واضحًا في المعاني والتعبيرات ويساعد على فهم الغرض منه بشكل صحيح.
- يجب أن تحتوي على معلومات صادقة ودقيقة وخاضعة للة والتحليل من قبل المتلقي.
- يجب استخدام لغة سهلة وموجزة، خالية من الكلمات والعبارات المعقدة التي يمكن أن يساء فهمها.
- يعتبر التنسيق الجيد للرسالة الإدارية عاملاً فعالاً لنجاح الغرض منها، ويجب تقسيم أفكار الرسالة إلى فقرات قصيرة لنقل الحقائق بالشكل المناسب.
- وعادة ما يذكر المستلم في بداية الرسالة مع عبارات التحية والتحية.
- يجب أن تنتهي الخطابات الإدارية بتوقيع الشخص أو المؤسسة التي تطلب الخطاب.
- إن ذكر التاريخ أمر أساسي في الرسائل الإدارية المؤثرة، لما له من صفة رسمية.
أنواع الرسائل الإدارية وأشكالها المختلفة
يمكننا تصنيف الرسائل الإدارية بأشكال وأشكال مختلفة، ويمكن تصنيفها بناءً على منظمة في رسائل تصاعدية، والتي تنتقل من مستوى أدنى كموظف إلى مستوى أعلى كمدير، يمكن أن يكون العكس ؛ مثل الرسالة التنازلية التي تأتي من مستوى إداري أعلى إلى مستوى أدنى، مثل رسالة إدارية من رئيس قسم إلى موظفيه، على سبيل المثال، ولكن القسم الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا هو تقسيمها إلى نماذج يتم استخدامها كثيرًا في حياتنا اليومية، وهذه أمثلة على أشهر أنواع الرسائل الإدارية
رسالة طلب وظيفة
هي نوع من المراسلات غرضها التقديم على وظيفة في إحدى الجهات، ومكوناتها هي
- ابدأ بتحية.
- قم بتضمين اسم وعنوان ورقم هاتف واسم وعنوان المرسل إليه.
- يجب تحديد موضوع الرسالة بشرح طريقة سلسة ومباشرة.
- ويفضل أن تتضمن الرسالة الدرجة العلمية وملخصًا موجزًا للخبرات المهنية والمكملات التي يمكن إضافتها إلى تلك المؤسسة بناءً على تلك الخبرات.
- ثم اختم بتحية لطيفة.
- في نهايته يوجد توقيع شخصي.
رسالة إدارية عامة
هي الرسالة التي تستخدم لتوسيع أواصر التعاون والترابط بين أعضاء نفس المؤسسة، وتنقسم إلى رسائل عامة لكل من ينتمون إلى تلك المؤسسة أو قسم معين منها، أو يمكن أن يكون بين واحد. منظمة وأخرى تنتمي إلى نفس المنطقة الجغرافية أو من نفس النوع من الشركات ولها مصلحة مشتركة كهدفها، والنموذج التالي هو الشكل الأبسط والأكثر فاعلية للرسالة الإدارية العامة
- اكتب اسم المؤسسة أو المنظمة.
- تاريخ إرسال الرسالة.
- اسم المستلم، وعادة ما يكون مدير المؤسسة التي يتم إرسال الرسالة إليها.
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- ثم يتم إضافة موضوع الرسالة بتنسيق صياغة منسق وسهل الفهم وبسيط، مع توضيح المطالب والهدف من الرسالة.
- يجب أن تتضمن نهاية الرسالة تحية للقارئ.
- اسم الموظف أو الوكالة التي أرسلت الرسالة.
خطاب إدارة دائري
- إنه نوع من الرسائل الإدارية المهمة، ترسلها السلطة أو المؤسسة إلى العديد من الأطراف في نفس الوقت.
- غالبًا ما يكون الغرض هو إعلام الجمهور أو الأشخاص والوكالات الذين تتعامل معهم المنظمة في الأمور المهمة والعاجلة.
- مثل التغييرات في الإدارة أو المناصب العليا، أو فتح فروع جديدة وإدراج عروض وخدمات جديدة، وكذلك الاكتتاب وإصدار الأسهم الجديدة.
رسالة شكوى إدارية رسمية
تتمثل إحدى طرق إعادة الحقوق القانونية والعامة لأصحابها في كتابة خطاب شكوى رسمي بشرح طريقة واضحة وقوية، بناءً على خطابات شكوى رسمية، على سبيل المثال، خطاب شكوى مقدم إلى وكالة حكومية مثل المياه والكهرباء الشركة أو هيئة التأمين للمعاشات المتأخرة، وما إلى ذلك، يمكن أن تكون الشكوى أيضًا حول مشكلة عمل أو شكوى أحد الوالدين نتيجة تعرض أحد أبنائهم لمشكلة في المدرسة، ويجب أن يكون استمارة الشكوى يتم تقديمها إلى الجهة المعينة القادرة على إحداث تغيير أو تعويض الظلم. وتتكون استمارة الشكوى الرسمية من بعض العناصر المتتالية وهي
- تاريخ .
- يجب أن يكون عنوان الرسالة واضحًا حتى يفهم المستلم نوع الرسالة بسرعة، على سبيل المثال عبارة “شكوى رسمية”.
- اسم المستلم.
- ستتم الإشارة إلى مزايا الشكوى وسيتم شرح المشكلة بوضوح من حيث موضوعها، وبشكل موجز ومناسب لموضوع الشكوى وبالشكل المناسب.
- يجب أن تكون الشكوى خالية من الكلمات المعقدة أو المسيئة أو التهديدية التي يعاقب عليها القانون.
نموذج خطاب إداري لطلب النفقة
طلبات الصيانة هي طلبات شائعة في المؤسسات والجهات الرسمية سواء كانت حكومية أو خاصة، والتي تهدف إلى الحصول على الإذن والدعم للقيام بأعمال الصيانة اللازمة لبعض الآلات والمباني والمعدات. رسميًا في المؤسسات والمنظمات، مما يساعدنا في معرفة كيفية إعداد الرسائل للهيئات الإدارية بهذا التخصص المهني
طلب صيانة معدات لشركة أو مؤسسة …
اسم الشخص الذي يتم تقديم الطلب له …
اسم الشركة …
تاريخ …
بعد التحية …
ثم نذكر اسم الشيء المراد صيانته وسنتحدث عن استعمالاته وأهميته في القيام بالأعمال المطلوبة …
اذكر الاقتراحات اللازمة لإصلاح المشكلة وتعديل الخطأ أو المشكلة التي تحتاج إلى صيانة …
اسم وتوقيع الموظف مقدم الطلب …
